Jak vybrat účetní pro malou firmu a na co se jí zeptat?

Účetní je jedna z mála osob, které znají vaše čísla lépe než vy. Jak vybrat účetní pro malou firmu, závisí na tom, zda ji vůbec potřebujete, a pokud ano, co přesně má dělat. Společnost s ručením omezeným ji prakticky nutně potřebuje, malý živnostník s jednoduchou evidencí často ne. Před výběrem si ujasněte rozsah práce, termíny a způsob komunikace. Níže najdete kritéria, otázky a varovné signály.

Kdy účetní potřebujete

Právnické osoby jako s.r.o. vedou podvojné účetnictví, které bez odborné znalosti zvládne málokdo. Stejně tak plátci DPH s větším objemem dokladů. Chyba v kontrolním hlášení nebo přiznání se nevyplácí.

Účetní se hodí také tehdy, když vám chybí čas. Hodiny nad doklady jsou hodiny, které neodpracujete u zákazníků. Cena účetní se často vrátí ušetřeným časem.

Poradí navíc s daněmi, mzdami a zaměstnanci. Při růstu firmy je dobré mít partnera, který rozumí legislativě. Změny pravidel sledovat nestíháte sami.

Kdy zvládnete evidenci sami

OSVČ s jednoduchou daňovou evidencí a nižším počtem dokladů ji často zvládne sama. Pomůže tabulka nebo jednoduchý program. Pokud nejste plátce DPH, je práce přehlednější.

Paušální daň a výdajový paušál zjednodušují evidenci. Stále ale hlídáte limity a termíny. Zvažte alespoň jednorázové poradenství před prvním přiznáním.

Rozhodnutí můžete revidovat. Začněte sami a při růstu přejděte k účetní. Důležité je neodkládat řešení, až když vzniknou potíže.

Na co se zeptat před spoluprací

Ptejte se na zkušenosti s vaším oborem a velikostí firmy. Účetní, která vede stavební firmy, zná jiné situace než ta, která pracuje pro e-shopy. Požádejte o reference od stávajících klientů.

Zjistěte, zda účetní zastupuje klienty na úřadech a zda spolupracuje s daňovým poradcem. Důležité je, kdo podepíše přiznání a kdo odpovídá za chyby. Ptejte se, zda má pojištění odpovědnosti.

Zeptejte se na komunikaci. Jak rychle odpovídá a jakým kanálem? Spolehlivý kontakt je při termínech cennější než sleva.

Co si vyjasnit předem

Sepište rozsah služeb: zpracování dokladů, DPH, mzdy, přiznání, poradenství. Co je v ceně a co se platí zvlášť? Nejasnosti jsou častý zdroj sporů.

Domluvte termíny pro odevzdání dokladů. Pozdní podklady znamenají pozdní uzávěrky. Určete i způsob předávání, papírově, e-mailem nebo přes sdílené úložiště.

Ujasněte způsob placení: paušál, hodinová sazba, nebo cena za doklad. Pevná cena se lépe plánuje. Zeptejte se, co se stane při růstu počtu dokladů.

Osobně, nebo online

Osobní účetní nabízí osobní kontakt a znalost místního prostředí. Hodí se pro firmy, které potřebují častější poradenství. Online služby jsou obvykle levnější a dostupnější.

Online účetní pracuje s dokumenty ve sdíleném úložišti nebo aplikaci. Dobře funguje pro firmy s digitální agendou. Nevýhodou může být omezená osobní konzultace.

Zvažte, co vám vyhovuje. Pokud potřebujete poradit rychle a věcně, rozhoduje dostupnost. Na papíru je cena, v praxi komunikace.

Varovné signály a změna účetní

Pozor na účetní, která slibuje nerealisticky nízkou daň nebo se vyhýbá písemné smlouvě. Také na ty, které nereagují nebo opakovaně mění termíny. Kvalitní práce je dohledatelná.

Zkontrolujte, že máte přístup ke svým datům. Účetní doklady patří vám a musíte je získat zpět, pokud spolupráci ukončíte. Domluvte to ve smlouvě.

Při změně účetní dohodněte předání agendy, zůstatků a otevřených položek. Plynulý přechod ušetří problémy při kontrole. Termíny výpovědi si zjistěte předem.

Časté otázky

Kolik účetní stojí?

Cena závisí na rozsahu a počtu dokladů, proto nelze uvést univerzální číslo. Srovnejte nabídky od více účetních se stejným zadáním. Levná nabídka bez jasného rozsahu bývá drahá.

Odpovídá za chyby účetní, nebo já?

Za správnost přiznání odpovídá vždy podnikatel. Účetní může odpovídat za chybu své práce podle smlouvy. Proto se vyplatí sjednat odpovědnost a pojištění.

Mohu účetní změnit během roku?

Ano, ale dohodněte předání všech dokladů a stavů. Nejlepší je změnit ji po uzávěrce. Respektujte výpovědní lhůtu.

Zdroje

• Komora certifikovaných účetních
• Svaz účetních České republiky
• Finanční správa České republiky