Kdy se vyplatí fakturovat zálohu zákazníkovi a co na ni uvést

Grafička Jana přijme zakázku na webové stránky za 60 000 Kč a ví, že pracovat bude šest týdnů. Jak fakturovat zálohu zákazníkovi, aby měla jistotu a nic nepokazila v účetnictví, je otázka, kterou si klade většina živnostníků u první větší zakázky. Na jejím příběhu si projdeme, kdy o zálohu žádat, jak ji nazvat, co uvést na dokladu a jak ji odečíst v konečné faktuře. Čísla jsou ilustrační a vztahují se na neplátce DPH.

Zakázka, ze které vyjdeme

Jana pracuje na živnost a nový zákazník je firma, kterou nezná. Zakázka zahrnuje návrh vzhledu, texty a nasazení stránek, tedy zhruba 80 hodin práce. Dohodnutá cena je 60 000 Kč a termín předání za šest týdnů.

Zákazník chce zahájit okamžitě. Jana ví, že bude nakupovat licenci k písmu a stránky nebude moci prodat nikomu jinému. Pokud by zákazník v polovině práce odstoupil, zůstala by jí rozdělaná práce bez příjmu.

Právě takové okolnosti zálohu odůvodňují. Záloha není nedůvěra, je to dohoda o rozdělení rizika. Čím víc se práce přizpůsobuje konkrétnímu zákazníkovi, tím silnější je argument pro ni.

Proč si Jana o zálohu řekne

První důvod je jistota, že zákazník to myslí vážně. Druhým je cash flow, protože Jana bude šest týdnů platit běžné výdaje a mezitím nic nevyfakturuje. Třetím je pokrytí nákladů, které musí vynaložit předem, například licence nebo placené podklady.

U krátké zakázky za pár stovek korun nebo u stálého zákazníka, který vždy platil včas, záloha smysl nemá. Naopak u nového klienta, u zakázky s vysokými vstupními náklady nebo u zboží vyráběného na míru se zpravidla vyplatí.

Obvyklá výše zálohy se pohybuje mezi třetinou a polovinou ceny. Jana zvolí 30 procent, tedy 18 000 Kč. Zákazník ji přijme, protože částka nepůsobí nepřiměřeně.

Zálohová faktura není faktura

Zálohová faktura, někdy nazývaná proforma, je výzva k platbě. Sama o sobě není daňovým dokladem a nezapočítává se do příjmů. Slouží zákazníkovi jako podklad k úhradě a Janě jako důkaz, že zálohu vyžádala.

Daňový doklad vzniká až konečnou fakturou, která zahrnuje celou cenu zakázky. Záloha se v ní odečte jako již zaplacená část. Poctivé označení dokladu předchází nedorozuměním, kdy zákazník zálohovou fakturu omylem zaúčtuje jako konečný náklad.

Plátci DPH mají navíc povinnosti kolem dokladu o přijaté platbě, protože záloha může založit povinnost přiznat daň. Přesné lhůty a postup se mění, proto je ověřte u finanční správy nebo u účetní.

Co uvést na dokladu

Zálohová faktura potřebuje identifikaci obou stran, tedy jména, adresy a identifikační čísla. Dále číslo dokladu, datum vystavení, datum splatnosti a číslo účtu s variabilním symbolem. Jana si u variabilního symbolu zvolí číslo zakázky, aby platbu snadno spárovala.

• jasné označení „Zálohová faktura"
• popis, k čemu se záloha vztahuje, například „záloha na tvorbu webových stránek"
• celková cena zakázky a výše zálohy
• termín splatnosti, nejlépe několik dní před zahájením prací

Do smlouvy nebo objednávky napíše Jana, že práce začnou po připsání zálohy. Tato jediná věta ji chrání před situací, kdy zákazník zálohu slíbí a pak ji nezaplatí.

Jak se záloha odečte v konečné faktuře

Po předání webu Jana vystaví konečnou fakturu na celou cenu 60 000 Kč. Pod částku přidá řádek „Uhrazená záloha" ve výši 18 000 Kč. Zákazník zaplatí zbývajících 42 000 Kč.

Do příjmů pro daň patří celých 60 000 Kč, nikoli jen doplatek. Jana to zohlední při vedení evidence a při přiznání. Pokud vede jednoduché účetnictví, příjem zapíše v souladu s pravidly pro svůj způsob evidence, což s účetní raději konzultuje.

Na konečné faktuře uvede také číslo zálohového dokladu, aby bylo vidět, na co se odečet vztahuje. Úhrada zálohy a doplatku pak jde snadno dohledat při případné kontrole.

Co když zakázka nedojde do konce

Zákazník od zakázky odstoupí po dvou týdnech. Jana má odvedenou část práce a nákup licence za pár tisíc korun. Zda a v jaké výši zálohu vrací, rozhoduje to, co si předem dohodli.

Proto patří do smlouvy věta o tom, co se děje se zálohou při zrušení zakázky. Typicky se z ní uhradí vykonaná práce a prokazatelné náklady, zbytek se vrací. Bez takového ujednání se řešení hledá obtížně a hrozí spor.

Pokud zákazník zálohu nezaplatí, Jana nezačne pracovat. Slušně ho upozorní a zakázku podle dohody pozdrží. U vyšších částek je rozumné nechat si smlouvu zkontrolovat odborníkem.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Ministerstvo financí ČR
• Komora daňových poradců ČR