Jak řešit neplatiče faktur od upomínky po vymáhání

Faktura po splatnosti není důvod k panice, ale k rychlé a klidné akci. Jak řešit neplatiče faktur, aby vás to nestálo vztah s klientem ani peníze? Nejdřív ověřte, že faktura opravdu dorazila, pak pošlete písemnou upomínku s novým termínem a teprve potom přitvrzujte. Čím dřív zareagujete, tím větší šanci máte na úhradu bez soudu. Následující otázky provedou celým postupem od prvního dne prodlení po vymáhání.

Co udělat první den po splatnosti?

Zkontrolujte, zda je faktura správně vystavená a zda ji odběratel prokazatelně obdržel. Chybějící náležitost, špatné číslo účtu nebo e-mail ve spamu jsou častější příčiny než zlý úmysl. Zavolejte nebo napište, ptejte se věcně a bez obviňování.

Zjistěte, zda klient nemá výhrady k dodání nebo kvalitě. Sporná faktura se vymáhá jinak než nesporná. Pokud je výhrada oprávněná, vyřešte ji a termín úhrady dohodněte písemně.

Poznamenejte si datum splatnosti, datum kontaktu a odpověď klienta. Tyto záznamy se hodí při dalším kroku. Dokumentace je základ každého vymáhání.

Jak napsat upomínku?

Upomínka má být stručná: číslo faktury, částka, splatnost a nový termín úhrady. Přidejte číslo účtu a variabilní symbol. Tón držte věcný, bez výhrůžek.

První upomínku pošlete e-mailem, druhou doporučeným dopisem, pokud se nic neděje. Doručení doložíte potvrzením. U druhé upomínky zmiňte, že dalším krokem bude vymáhání a účtování úroků z prodlení.

Mezi kroky nechte rozumné lhůty, obvykle několik dnů až týden. Příliš krátké termíny vypadají agresivně, příliš dlouhé oddalují řešení. Důležité je, aby po každé upomínce následovala konkrétní reakce.

Co lze účtovat navíc?

Při prodlení vzniká nárok na úrok z prodlení, jehož výši stanoví právní předpis, pokud jste si ve smlouvě nedohodli jinou. Aktuální sazbu zjistíte u Ministerstva spravedlnosti nebo v nařízení vlády. K ní se přidává náhrada nákladů spojených s uplatněním pohledávky.

Smluvní pokutu lze účtovat jen tehdy, pokud byla sjednána ve smlouvě nebo obchodních podmínkách. Zkontrolujte, že je přiměřená, protože soud může nepřiměřenou pokutu snížit. Pokud nic sjednáno nemáte, zůstává zákonný úrok.

Úrok vyúčtujte samostatnou fakturou nebo dopisem. Neslučujte ho s původní fakturou. Přehledný dokument usnadní pozdější vymáhání.

Kdy předat věc k vymáhání?

Pokud po dvou upomínkách nepřichází reakce, je čas na předžalobní výzvu. Stanoví poslední termín a oznámí soudní vymáhání. Často jde o poslední motivaci k úhradě.

Na malé částky se hodí elektronický platební rozkaz, který je rychlejší a levnější než běžný soudní spor. Soud nařídí zaplatit bez jednání, pokud dlužník nepodá odpor. Při odporu se věc projedná standardně.

Právní zastoupení zvažte podle výše dluhu a nákladů. Poplatek za podání a případná odměna advokáta se přičítají k pohledávce, ale uhradí je prohrávající strana až po rozsudku. Při nízkých částkách se vyplatí zkusit nejdřív dohodu.

Co když klient nemá peníze?

Nabídněte splátkový kalendář. Částečná, ale jistá úhrada je lepší než dlouhý spor. Dohodu sepište písemně a vyžádejte si uznání dluhu, které promlčení pozastaví a posílí vaši pozici.

Obecná promlčecí lhůta je tři roky. Neuplatněná pohledávka tedy nezůstává navždy. Dohlídněte termíny, protože promlčenou pohledávku nelze úspěšně vymáhat, pokud dlužník námitku vznese.

Při insolvenci dlužníka přihlaste pohledávku v insolvenčním řízení. Termíny jsou přísné. Pokud je dlužník v úpadku, využijte rady advokáta nebo insolvenčního správce.

Jak předcházet pozdním platbám?

Před zakázkou ověřte nového klienta a u větších projektů žádejte zálohu. Záloha snižuje riziko a filtruje nespolehlivé partnery. Ve smlouvě zakotvěte splatnost, úrok z prodlení a podmínky pozastavení práce.

Fakturujte hned po dokončení, ne za týden. Krátká splatnost, například čtrnáct dnů, vede k rychlejší platbě. Automatický připomínkový e-mail den před splatností funguje překvapivě dobře.

Nesoustřeďte celý příjem na jednoho klienta. Závislost na jediném odběrateli zvyšuje dopad nezaplacené faktury. Rozložení zakázek je nejlepší pojistka.

Můj tip: Doporučila bych si připravit vzor upomínky ve třech stupních a uložit je jako šablony. V den prodlení pak stačí doplnit číslo faktury a odeslat. Tím odpadne váhání a komunikace je vždy stejně slušná.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Hospodářská komora České republiky
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník