Jak nastavit splatnost faktur? Podle toho, kdo vám platí

Radek je instalatér na živnost a každý měsíc fakturuje zhruba 100 000 Kč. Výdaje má kolem 60 000 Kč, a když zákazníci platí pozdě, musí si peníze půjčit nebo odložit nákup materiálu. Jak nastavit splatnost faktur, aby mu cash flow nedělalo starosti? Odpověď není jedno číslo pro všechny, závisí na typu zákazníka, výši zakázky a vaší schopnosti pohlídat platby. Ukážeme to na jeho příkladu.

Co splatnost mění na cash flow

Splatnost je doba mezi vystavením faktury a termínem, do kterého má zákazník zaplatit. Po tuto dobu financujete jeho nákup vy. Čím je delší, tím více vlastních peněz musíte mít na překlenutí.

Radek vydá za měsíc zhruba 60 000 Kč, tedy 2 000 Kč denně. Při splatnosti 14 dní musí pokrýt dvoutýdenní mezeru, tedy kolem 28 000 Kč. Při splatnosti 30 dní je to 60 000 Kč a při 60 dnech už 120 000 Kč.

Zákazníci navíc často platí až v poslední den, někdy i po něm. Reálná mezera je proto delší než nominální splatnost. Nastavení termínu tak ovlivňuje, kolik rezervy potřebujete.

14, 30, nebo 60 dní

Čtrnáct dní se hodí pro menší zakázky, pro jednorázové zákazníky a pro práce, kde máte vysoké materiálové náklady. Je krátké a zákazníkovi dává jasný signál, že platí rychle. Zákazníci, kteří jsou zvyklí na delší lhůty, ale mohou protestovat.

Třicet dní je v podnikání běžný standard a u firem se často považuje za výchozí. Pro stálé zákazníky je přijatelné, pokud máte rezervu. Umožňuje zákazníkovi zahrnout platbu do měsíčního cyklu.

Šedesát dní vyžadují obvykle velké firmy. Pro živnostníka to znamená dva měsíce bez peněz za hotovou práci. Občanský zákoník navíc považuje sjednání splatnosti delší než šedesát dnů za podezřelé, proto si aktuální znění a podmínky ověřte.

Jak splatnost přizpůsobit zákazníkovi

Nový zákazník dostane kratší lhůtu a zálohu, stálý a spolehlivý se může dostat na standardní. Zkušenost ukáže, kdo platí včas. Splatnost je pak odměna za dobrou platební morálku, ne univerzální pravidlo.

U soukromých osob obvykle platí kratší lhůty a platba při převzetí. U firem rozhoduje jejich interní proces, někdy platí jen v určitém dni v měsíci. Zeptejte se předem, aby se vaše faktura nezdržela.

Radek zavedl jednoduché pravidlo: nové zakázky 14 dní, ověření zákazníci 30 dní, nad 50 000 Kč záloha. Se zákazníky, kteří chtěli víc, jednal individuálně.

Jak podpořit včasnou platbu

Splatnost sama platbu nezaručí, pomáhá jasná faktura. Uveďte přesné číslo účtu, variabilní symbol, částku a datum splatnosti na viditelném místě. Zákazník by neměl nic hledat ani se doptávat.

Pošlete fakturu hned po dokončení práce, ne za týden. Každý den zpoždění ve vystavení posouvá peníze dál. Den před splatností pošlete krátkou zdvořilou připomínku.

Do smlouvy nebo obchodních podmínek vložte úrok z prodlení a případně smluvní pokutu. Nemusíte je uplatnit, ale jejich existence působí. Výši úroků z prodlení stanoví předpis, takže jej ověřte.

Co s pozdními platbami

Po uplynutí splatnosti ozvěte se hned, ne po měsíci. První krok je přátelský e-mail s kopií faktury. Pokud nepomůže, následuje písemná upomínka s novým termínem.

U opakovaně pozdních platičů zkraťte splatnost nebo přejděte na zálohy. Nejlepší prevence je nezačít novou zakázku, dokud předchozí není uhrazena. Také můžete pozastavit práce na rozdělané zakázce.

Pohledávku, která se nevrací, lze vymáhat přes právníka nebo soud. Před tím zvažte, kolik to bude stát. U malých částek bývá nejlepší řešením dohoda.

Jak si hlídat přehled

Vedle účetnictví si veďte jednoduchou tabulku: číslo faktury, zákazník, částka, splatnost, stav. Jednou týdně ji projděte a pošlete připomínky. Pět minut týdně ušetří stovky hodin stresu.

Tabulka také ukáže, kteří zákazníci platí pozdě. Podle ní můžete upravit podmínky nebo ceny. Pozdní platba je náklad a lze ji započítat do sazby.

Nakonec si určete rezervu, která pokryje alespoň jeden měsíc provozních výdajů. S ní ztrácí pozdní platba zuby a vy máte prostor jednat v klidu.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Hospodářská komora ČR
• Finanční správa ČR